20-й КОНГРЕС ІНДУСТРІЇ КРАСИ ESTET BEAUTY EXPO
17-19 березня 2020 року • Київ, Броварський пр-т, 15

Переваги участі

Навіщо Вам брати участь у виставці?
Кого немає на виставці, того - немає на ринку: Маркетинг на користь виставок
Як вибрати виставку Важливість наявності даних незалежного аудиту
Як за допомогою елементарних математичних дій порахувати ефективність Вашої участі у виставці
Підготовка до виставки Дизайн стенду Роздавальні матеріали Формування штату виставки Що можна зробити за місяць до виставки
Проведення виставки Робота на стенді Зустріч постійних клієнтів Працювати на стенді з розумом Організація контактів Нецільові клієнти
Час все дорожче Крадіжка Робота після закінчення виставки
Реєстрація відвідувачів Як працювати з потенційними клієнтами
Оцінка ефективності Організаційно-технічна оцінка роботи

Навіщо Вам брати участь у виставці?
Сьогодні виставки набувають абсолютно особливий статус, обумовлений нинішньою економічною ситуацією. Вони дають чітке уявлення, хто з компаній залишився «на плаву», а хто пішов з ринку, які ніші звільнилися, і як слід планіроваmь свою тактику і стратегію в нових реаліях.

Статистика підтверджує:
Витрати на укладання угоди при зустрічі на виставці в середньому на 40% нижче, ніж без участі у виставці;
90% представників компаній, відповідальних за прийняття рішень, назвали виставки найкращим джерелом інфорaмаціі при здійсненні закупівель;
демонстрація продукції на виставці в 6 разів більше впливає на продажі, ніж інші засоби просування;
візуальний ефект від виставкового зразка може тривати до 14 тижнів.
Кого немає на виставці, того - немає на ринку: Маркетинг на користь виставок

Крім бізнесу участь у виставці дозволить Вам:
Заявити про себе як про успішної компанії.
Ви можете подивитись більше про клієнтів і їх очікуваннях.
Отримати негайний відгук про продукцію і реакцію про підприємство.
Створити та розширити БД контактів на перспективу.
Вивчити ринок і конкуренцію на ньому, оцінити маркетинговий потенціал підприємства.
Йти в ногу з інноваціями та новими технологіями.
Зберігати свою присутність на ринку.
Визначити можливих агентів і дистриб'юторів.
Ініціювати створення альянсів.
Здійснювати пошук нових кадрів.

Участь у виставці дасть Вам можливість:
Знайти нових байєрів / замовників.
Підвищувати лояльність клієнтів.
Оновлювати контакти з колишніми байерами / замовниками.
Вивести на ринок нові товари або послуги.
Продемонструвати і просунути на ринок весь спектр продукції і послуг.
Прискорити процес продажу.
Створити імідж своєї фірми і імідж бренду.
Зміцнити PRs.
Залучити інтерес з боку ЗМІ.

Як вибрати виставку
Вибір виставки повністю залежить від маркетингових завдань Вашої компанії.
Щоб визначити доцільність участі в тій чи іншій виставці дайте оцінку виставці за наступними критеріями:
тематика виставки
формат виставки (b2b, b2c);
досвід і репутація організатора виставки;
терміни проведення виставки;
місце проведення виставки, інфраструктура виставкового майданчика;
рекламна кампанія виставки;
кількісний і якісний склад учасників виставки;
кількісний і якісний склад відвідувачів виставки;
площа виставки (нетто);
офіційна підтримка виставки;
наукова і ділова програма виставки;
наявність свідоцтва аудиторської перевірки статистичних показників виставкового заходу;
наявність знаків виставкових асоціацій (UFI і ін.);
вартість участі;
дані аудиту минулої виставки
У будь-якому випадку виставки слід розглядати як складову частину Вашої комплексної маркетингової політики. Якщо Ваш бюджет дозволяє участь тільки в одній профільній виставці, наведені вище рекомендації дозволять Вам зробити правильний вибір. Якщо ж Ваша виставкова діяльність не обмежується одним заходом, Ви можете добитися від виставок максимального результату.

Важливість наявності даних незалежного аудиту
Надаючи свідчення аудиторської перевірки статистичних показників, ми заявляємо:
Ми ведемо чесну гру. У нас Ви розумієте, за що ви платите!
Інформація про нашу виставку пройшла перевірку, виконану за найвищими міжнародними стандартами. Виставка їм відповідає. Ви берете участь у виставці з відмінною якістю!
Інформація про нашу виставку пройшла перевірку аудиторською компанією, що працює під контролем Всесвітньої Асоціації виставкової індустрії (UFI). Завдяки цьому, інформація про виставку потрапить в міжнародні збірники та розсилки, що проводяться UFI. Це неминуче приверне нових іноземних учасників, що призведе на нашу виставку ще більше фахівців - ваших потенційних клієнтів. Працюйте з нами, ми працюємо - для вас!
Ми витрачаємо гроші на аудит. Ми піклуємося про вашу вигоду. Отримавши найточніші дані про кількість відвідувачів, ми зможемо зробити все залежне від нас, щоб оптимізувати людські потоки, більш грамотно вирішити питання з харчуванням, гардеробами, проїздом, парковками і т.д. Наша виставка буде для вас максимальної зручною!

Як за допомогою елементарних математичних дій порахувати ефективність Вашої участі у виставці.
Спробуйте порівняти виставку з іншими, альтернативними рекламними можливостями через визначення вартості потенційного контакту з одним фахівцем:
Знаючи вартість своїх витрат на участь у виставці і кількість фахівців, які відвідали виставку, можна з легкістю обчислити вартість одного потенційного виставкового контакту.
Приклад: Площа Вашого стенду = 40 кв. м. Ціна одного кв. метра = 500 $.
Вартість стенду складе: 20.000 $. Припустимо, з урахуванням інших витрат вартість Вашої участі у виставці склала 25.000 $, а фахівців на виставці було 10.000 чоловік.
Підсумок: Ціна одного потенційного контакту c фахівцем на даній виставці буде дорівнювати 2,5 $.

Підготовка до виставки
Підготовка до виставки повинна включати: постановку мети; розробку рекламної ідеї; складання плану виставкового стенду; укладення договору з оргкомітетом, оформлення замовлення на обладнання та послуги;
виготовлення рекламних матеріалів: інформаційних листів; плакатів; буклетів; проспектів; підготовку інформаційних матеріалів: технічних описів; прайс-листів; папок стендистів; підготовку стендистів і персоналу;
складання кошторису витрат.

Дизайн стенду
Формуючи дизайн свого стенду, доцільно купити і пам'ятати про головну мету участі у виставці, це допоможе зробити дизайн максимально ефективним:
якщо Ваша задача - формування іміджу Вашого підприємства та укладення оптових контрактів - не обов'язково показувати всі зразки продукції. Важливіше зробити стенд стильним і зручним для проведення переговорів;
якщо Ви плануєте проведення дефіле, конкурсів, презентацій - необхідно передбачити місце на стенді, щоб відвідувачі не товпилися в проході;
якщо Ви плануєте прямі роздрібні продажі зі стенду - особливо важливо продумати дизайн, щоб стенд не був схожий на ларьок на речовому ринку. Відвідувачам повинно бути зручно, а ваше завдання - змусити їх запам'ятати назву вашої фірми;
в дизайні, як і в виставці в цілому, не буває дрібниць. Порожні коробки з-під зразків продукції та верхній одяг, що висить на спинках стільців, може безповоротно зіпсувати навіть самий «креативний» дизайн;
Зараз в дизайнерському рішенні стендів актуальний мінімалізм: елегантний стенд з дорогих конструкційних матеріалів, якісне освітлення, стильний повнокольоровий плакат на задній стінці і мінімум декоративних елементів.
Оскільки дизайн і будівництво стенду - не тільки дорогий, але й складний захід, економити небезпечно.

Роздаткові матеріали
Формуючи список необхідних роздаткових матеріалів, враховуйте, що Вам доведеться зустрітися з різними типами відвідувачів виставки:
кожен відвідувач виставки має право отримати вашу комерційну пропозицію (або короткий перелік продукції з прайс-листом) і візитну картку. Тому цих видів роздаткових матеріалів у вас повинно бути в надлишку;
необхідно мати достатню кількість папок з підібраними матеріалами і кольорових буклетів для V.I.P. відвідувачів, журналістів і запрошених вами потенційних партнерів;
інформаційні матеріали, які ви роздаєте важливим для вас партнерам, повинні виглядати так, щоб «клієнт їх не тільки не викинув, а й втратити боявся»;
Необхідно заздалегідь продумати методологію обробки результатів виставки та забезпечити стендистів всім необхідним для збору інформації. Після виставки буває важко згадати, про що ви говорили з кожним відвідувачем, і які матеріали він запитував. Допомогти може «картка відвідувача» (коротка анкета). Має сенс заздалегідь підготувати достатню кількість таких карток.

Формування штату виставки
Надзвичайно важливим є підбір людей для роботи на стенді. Це повинні бути люди, які високо цінують і компанію, і продукцію, яку вона випускає. Додатковий плюс - знання іноземних мов.
Якщо у вас великий стенд, краще розділити персонал на дві категорії - на фахівців з продажу та маркетингу і технічної підтримки. Кожен виконує свою роль в роботі з потенційними клієнтами та замовниками. Наприклад, як показали дослідження, фахівці технічної підтримки найбільш цінні в прийнятті термінових рішень в питаннях високих технологій, вони також краще спілкуються з відвідувачами, також мають технічну освіту. Якщо бюджет дозволяє тримати лише кілька людей на стенді, організуйте телефонну або комп'ютерну лінію з технічним відділом компанії для негайної відповіді на питання відвідувачів.
Відвідувачі набагато краще пам'ятають експонати, ніж креслення і літературу. Тому зовнішній вигляд персоналу вкрай важливий, оскільки вони - невід'ємна частина іміджу компанії на виставці.
Найважливіше, щоб ваша виставкова команда добре працювала разом, була поінформована про ваші продукти і послуги та налаштована на те, щоб допомогти відвідувачам.

Навчання персоналу перед виставкою
Практика показує, що перед кожною виставкою потрібно завжди проводити семінар для всіх співробітників, що працюють на стенді. Ось приблизний список тем:
Представити кожного співробітника всій команді, включаючи перекладачів. Перевірити стенд, розташування експонатів і надписів. Обговорити маркетинговий план. Нагадати завдання кожного члена команди. Обговорити продукцію, яка буде представлена. Описати план вітання клієнтів на виставці.
Надати розклад для персоналу. Обговорити роботу з відвідувачами.
Пояснити, як заповнювати анкету потенційних клієнтів. Обговорити методи ефективного впливу на потенційних клієнтів з великими можливостями закупівель.

Задачі персоналу
Поставте перед кожним членом команди персональну мету, яку він повинен буде досягати на стенді кожну годину. Покажіть їм, як ефективно працювати на вашій виставці, і нагадайте, що у них тільки п'ять секунд, щоб справити сприятливе враження на відвідувача. Адже щоб виправити негативне враження, потрібно не менше 30 хв. Чим краще підготовлений ваш персонал, тим більше у вас шансів домогтися успіху.

Що можна зробити за місяць до виставки?
Оптимальний термін початку підготовки до участі у виставці - не менше ніж за три місяці до її відкриття. Почавши підготовку заздалегідь, ви можете вибрати найкраще місце в павільйоні, ретельно продумати дизайн стенду та роздаткові матеріали, рекламну кампанію. На жаль, це не завжди можливо. Що необхідно встигнути, якщо рішення про участь у виставці прийнято за місяць до її початку?
Зв'яжіться з організаторами виставки та одночасно із заявкою на участь подайте інформацію в каталог, в іншому випадку ваша інформація може бути розміщена на додаткових аркушах і вкладишах, які завжди губляться!
Приділіть особливу увагу дизайну. За місяць практично неможливо розробити і виготовити ексклюзивний повномасштабний стенд, і, швидше за все, вам доведеться орендувати обладнану виставкову площу (білі стіни, фриз, килим). Щоб в такій ситуації відвідувачі виставки виділили ваш стенд із загального ряду, Вам необхідний ретельно продуманий дизайн. В даному випадку оптимальний варіант - мобільні або портативні конструкції і яскраві повнокольорові плакати.
Перевірте, чи достатньо у вас роздавальних матеріалів різних типів, чи не доведеться що-небудь додруковувати в останній момент? Друкарні беруть націнку за термінову роботу! Замовте квитки і готель. Перед замовленням квитків не забудьте уточнити час заїзду на виставку і закінчення демонтажу.
Уважно підготуйте список дрібниць, необхідних на виставці (ножиці, степлер, скріпки, авторучки, подовжувач, скотч, та сама «ганчірка для витирання пилу»). Складіть оптимальний «чемоданчик стендиста» і перед виїздом на виставку перевірте його вміст!
Терміново починайте предвиставочну рекламну кампанію!

Проведення виставки Проведення виставки включає: інструктаж персоналу; складання розкладу роботи персоналу; завезення і вивезення устаткування; власне робота на стенді; організація обліку відвідувачів.

Робота на стенді
Робота на стенді повинна бути організована таким чином, щоб жоден перспективний відвідувач не чекав спілкування більше 20-30 секунд. В іншому випадку він піде до конкурента - стендів багато, а часу, як завжди, мало.
Статистика підтверджує: абсолютна більшість відвідувачів (62%) не готові чекати біля стенду навіть 1-2 хвилини.
Ніхто жодної миті не повинен відчувати, що його ігнорують. Підкреслену повагу (бажано, щиру) - найнадійніший початок контакту.
Стендисти «на передовій», першими зустрічають гостя, повинні оперативно встановити з ним контакт, зареєструвати і, далі:
відповісти на всі можливі питання; з'ясувати статус, професійні інтереси, питання і побажання;
передати необхідні матеріали (проспекти, прайс-листи та ін.);направити до менеджера.

Зустріч постійних клієнтів
Дослідження показують, що 95% всіх керівних працівників зустрічаються зі своїми клієнтами на виставках. Тому зустріч ваших постійних клієнтів - важлива частина маркетингової стратегії на виставці. До того ж конкуренти розглядають ваших постійних клієнтів на виставці як своїх потенційних.
Виставка збирає багато компаній-конкурентів, і відвідувачі за короткий час можуть легко порівняти їх товари та послуги. Тому стенд - це прекрасна можливість показати постійним клієнтам, наскільки вони для вас важливі. Ви повинні заздалегідь знати, хто з ваших клієнтів прийде, і заплануйте провести з ними час не тільки на стенді, але і ввечері після виставки. З'ясуйте, чи є у них якісь спеціальні побажання або питання, і завжди тримайте під рукою фахівця, готового відповісти на всі запитання. Не пропустіть, чим займається ваш клієнт на виставці, інакше його перехоплять конкуренти.
Це називається «продаж взаємовідносин». Ось деякі причини, чому постійний клієнт відвідує ваш стенд:
Дізнатися про останні модифікації, стилі, марки; Побачити товари;
Зустрітися з фахівцями, щоб поговорити про модернізацію своєї техніки; Зустрітися з командою менеджерів; Порівняти і оцінити продукцію конкурентів; Візит ввічливості; Завести нові знайомства; Придбати щось нове.

Працювати на стенді з розумом
Дослідження показують, що ми знаходимося у формі максимум 4-6 годин на стенді. Після цього ми втомлюємося і психічно, і фізіологічно.
Варто це врахувати і скласти розклад так, щоб персонал працював не більше чотирьох годин.
Зневоднення - інша реальна проблема. Необхідно пити багато рідини під час роботи на стенді. Зокрема, воду. Однак їжу або інші рідини на стенд приносити не можна, оскільки це відволікає від особистого спілкування з клієнтами. Тому краще з ранку добре поснідати, оскільки організму потрібне підживлення на весь день.
Ергономіка на виставці також вкрай важлива. Для максимальної ефективності двоє людей повинні працювати на площі дев'ять квадратних метрів. Це важливо ще й для того, щоб зменшити безлад і дотримуватися безпеки. Персонал завжди повинен стояти, а не сидіти під час виставки. Тому потрібне зручне взуття. Корисні і фізичні вправи, щоб люди краще себе почували.
На стендах можна користуватися мобільними телефонами, крім як для ділових розмов, оскільки кожна хвилина занадто цінна, щоб витрачати її на телефонну балаканину.
Не забудьте приготувати побільше візитних карток, ручок, одноразових стаканчиків і батарейок для електронної техніки.

Організація контактів
Дуже важливо ефективно управляти потоком відвідувачів. Що для цього потрыбно?
Направляти потрібних відвідувачів менеджерам відповідного статусу та спеціалізації (від секретаря до президента фірми).
НЕ направляти НЕпотрыбних відвідувачів тим самим менеджерам, не завантажувати їх, не позбавляти часу, сил та нервів.
Коли генеральний директор переказує прайс-лист, а прес-секретар обговорює з претендентом на місці програміста - добра не буде.
Щоб забезпечити ці умови, "будь-який сверчок повинен знати свій шлях", кажучи іншим, керівникам і менеджерам краще опинитися на своїх місцях, не змішуватися з торгами відвідувачів і бути доступними за мобільним телефоном.
Зрозуміло, управління потоком відвідувачів включає завдання швидкого та ефективного відхилення «пільговиків» - громадян, витребувачів та воруючих сувенірів та зразків продукції, а також - різного роду випадкових прохожих, розмахуючи саморобними «корочками» всіх можливих органів влади та редакцій.

Нецільові клієнти - хто вони? І як з ними боротися!
З точки зору учасника виставки усі відвідувачі досить просто діляться на дві великі групи. Першу складають цільові клієнти - потрібні експоненту люди, перш за все, традиційні і потенційні партнери по бізнесу. Друга група - гості небажані - нецільові клієнти. Найгрізніший бойовий загін? - «пилососи», що збирають і крадуть все підряд (лише потім, на виході, вони розбирають видобуток, викидаючи десятки проспектів, листівок і зразків технічної продукції). Сюди ж відносяться і всі інші прохачі - від школярів до пенсіонерів. Коли перед тобою стоїть бабуся зі сльозами на очах і благає: синок, дай, ну хоч що-небудь, пенсії не вистачає ... - встояти неможливо. Витримати погляд цих очей не може навіть досвідчений стендист, не кажучи вже про нову людину, непристосованому, незнайомому із життям виставок - той «ламається» миттєво. У підсумку, поруч виникає десяток інших прохачів. Починається звалище. Прохачі нервують, задають питання, прикидаються фахівцями, проходять за стенд, хапають за руки, іншими словами, віднімають сили і час, заважають працювати. Але не завжди. А лише в одному-єдиному випадку: коли їм це робити дозволяють. Чи можна не дозволяти? Безумовно. Практично завжди перед експонентом постає завдання відсікання нецільової аудиторії. На багатьох виставках, перш за все, споживчих, заповнених товарами масового попиту і продуктами харчування, вона особливо гостра. Перший крок на обраному шляху - чітко і однозначно визначити: хто вам на стенді не потрібен, від спілкування з ким треба відмовитися і, відповідно, яким чином це зробити. Як спілкуватися з нецільовими клієнтами? Спробуємо запропонувати алгоритм дій.

Час - найдорожче!
Керівництво та провідні менеджери компаній-експонентів не хочуть витрачати свій час - ні хвилини! - на спілкування з випадковими людьми. Законне бажання. Для вирішення цього завдання рекомендуються такі заходи.
Виділення співробітника для роботи виключно з даною категорією клієнтів. Звичайно, шкода віддавати хлопчика (або дівчинку) на розтерзання, але - нічого не поробиш. Життя вимагає. Спеціально підготовлений стендист повинен швидко розпізнавати і «перехоплювати» нецільових клієнтів, перемикати їх на себе і ефективно «футболити» - за чітко відпрацьованим відрепетируваним сценарієм.
Створення візуального «магніту», перемикаючого на себе увагу непрошених гостей, що змушує їх накопичуватися в певних заздалегідь намічених місцях (безпечних з точки зору порушення нормального режиму роботи). Таким, наприклад, може стати відео-концерт на плазмовому екрані, пилаюча жаром піч з ватрушками або .... На продовольчих виставках оптимальним варіантом вважається дегустація крихітних зразків продукції (чим менше, тим краще). Міні-крекери з краплею майонезу, мікроскопічна нарізка ковбаси і вино на дні пластмасового стаканчика охолодять запал будь-якого «пилососа».
Остання, найжорсткіша і тому дієва міра - відсутність матеріалів для роздачі. Коли на вітрині знаходяться не «живі» товари, а макети; при цьому кількість зразків продукції строго лімітована і підзвітна (під розпис менеджера - що, кому, коли, скільки і з якої причини видано), дарувати просто нічого.

Крадіжки.
Головне в справі профілактики крадіжок - максимально виключити саму можливість крадіжки.
Якщо ж говорити про деталі, потрібні такі заходи.

При підготовці до участі у виставці:
на стадії планування експозиції забезпечити наявність закритого підсобного приміщення, що знаходиться під постійним контролем і замикати на замок;
підготувати і проінструктувати персонал, відповідальний за забезпечення безпеки і спілкування з нецільовими клієнтами.
У період заїзду, монтажу і демонтажу: скласти перелік основних матеріальних цінностей із зазначенням їх особливих характеристик (комплектації, серійних номерів обладнання тощо);
співробітники фірми повинні гарантувати постійний контроль збереження всіх дорогих предметів - за винятком періодів, коли їх передають під охорону служби безпеки виставкового комплексу.
Пояснення. Припустимо, виставка відкривається вранці 10-го числа. Монтаж, завезення матеріалів і устаткування припадає на 7,8, і 9-е. Вкрай важливо знати, з якого моменту організатор офіційно бере під охорону павільйон і все його майно, що знаходиться в середині. Зазвичай, це відбувається ввечері, напередодні дня відкриття. У такій ситуації ввезення матеріалів і монтаж стенду можна проводити в два перші дні, а завезення матеріальних цінностей (вітрин, холодильників, продукції, реклами, сувенірів) - лише в останній день монтажу, і то - при 100% гарантії присутності представника компанії- експонента на стенді до прийняття павільйону під охорону. Нічого не поробиш: комусь треба сидіти до одинадцятої вечора і охороняти опечатаний стенд.

Робота після закінчення виставки
Робота після закінчення виставки включає:
реєстрацію відвідувачів, які виявили інтерес до вашої продукції під час відвідування виставки та підтримання контакту з ними, підведення підсумків виставки, розбір допущених помилок, аналіз вдалих рішень (своїх, а також побачених на стендах інших фірм)
Реєстрація відвідувачів
Основою ефективної роботи з перспективними клієнтами є інформація, зібрана на виставці.
Оперативний і продуманий супровід клієнтів вимагає наявності якісної вхідної інформації, вам буде потрібно не тільки назва фірми і телефон відвідувача, але і область інтересів, напрямок діяльності, ступінь готовності зробити покупку.
Багато підприємств готують до виставки анкети, але більшість відвідувачів через нестачу часу відмовляються їх заповнювати. Тому анкети або картки відвідувачів повинні заповнюватися співробітниками стенду по ходу бесіди з відвідувачами. При заповненні картки необхідно відразу помітити ступінь перспективності контакту (кольоровим фломастером або позначенням: «гарячий» - «Г», «теплий» - «Т», «холодний» - «Х»), і по можливості зробити максимум додаткових позначок.
Якщо ви не підготували анкети для проведення найближчої виставки, по-перше, обов'язково заплануйте це на наступну виставку, по-друге, намагайтесь робити позначки хоча б прямо на візитних картках відвідувачів. Авжеж, обмін візитними картками обов'язковий, але візитна картка відвідувача не дасть всіх необхідних відповідей для якісного супроводу перспективних виставкових контактів. Нерідко слово «перспективний» взагалі кудись зникає, керівники підприємства оцінюють ефективність виставки просто за кількістю нових контактів і навіть матеріально заохочують стендистів, «здали» після виставки максимальну кількість візиток. Результатом стає створення гігантських баз даних «потенційних покупців», що включають і реальних потенційних покупців, і конкурентів, і представників ЗМІ, і комівояжерів, і навіть представники релігійних сект.

Як працювати з потенційними клієнтами після виставки
Згідно правила сформульованого Марліс К. Арнольдом в книзі «Створи кращий образ торгової виставки» відпрацювання контактів можливо за планом «48/10/30». Згідно з цим планом:
Перший контакт повинен відбутися протягом 48 годин після їх візиту на ваш стенд (24 години для самих «гарячих» перспективних клієнтів). Цим контактом може бути просто електронний лист з подякою за відвідування стенду і повідомленням про те, які дії ви робитимете в подальшому (наприклад, надішліте поштою запитану інформацію протягом тижня).
Другий, більш широкий контакт (розсилка докладної інформації, спеціальних комерційних пропозицій) - протягом 10 днів після зустрічі. Розсилка інформації дає вам привід зателефонувати клієнтові, дізнатися, чи отримав він інформацію, чи не потрібна йому додаткова консультація, коли слід з ним зв'язатися надалі. За результатами таких контрольних дзвінків ви можете зробити перерозподіл контактів за ступенем їх актуальності: частина «гарячих» контактів перейде в розряд «теплих» і навпаки.
Третій контакт - протягом 30 днів після зустрічі. Зазвичай буває важко придумати привід для третього контакту, і нерідко менеджер просто дзвонить і питає: «Ви ще не надумали купити нашу продукцію?» Приводом для третього контакту може бути повідомлення клієнту нової інформації. Наприклад, до цього моменту зазвичай вже підведені підсумки виставки (статистика за кількістю відвідувачів і учасників, результати конкурсів, публікація матеріалів конференцій) і підсумки вашої участі (отримання дипломів і нагород, публікації в пресі, оцінка того, яка продукція стала лідером вашої експозиції). Надалі контакт слід встановлювати приблизно кожні шість тижнів.

Оцінка ефективності участі у виставці
Для оцінки ефективності участі у виставці, необхідно заздалегіть визначити її цілі.
Немає мети - немає оцінки ефективності!
Звіт по кожному заходу відвідувача на стенд повинен оформлятися безпосередньо на стенді. Результати аналізу зібраних даних згодом порівнюються з поставленими цілями. Ці звіти використовуються і для поствиставкових заходів.
Іноді економічний ефект виставки може бути коректно оцінений через кілька місяців після виставки, або взагалі не може бути явно прив'язаний до участі у виставці.
Оцінка ефективності участі, відповідно до попередньо поставленими цілями, грунтується на двох типах критеріїв:
Кількісні критерії: кількість відвідувачів на стенді, кількість контактів (враховуються наявні або нові клієнти), кількість договорів про продаж, підписаних під час виставки, кількість інформаційних матеріалів, переданих відвідувачам.
Якісні критерії: їх складніше оцінити, оскільки сюди входить отримана в ході спілкування з відвідувачами інформація, якість цього спілкування, інтерес відвідувача до представлених продуктів і послуг, їх думка про стенд і представленої інформації, зібрана інформація про конкурентів і нові канали розповсюдження або потенційні нові ділові партнери.
Участь у виставках має економічний і неекономічний ефект, які необхідно враховувати при оцінці ефективності участі.
Методи оцінки неекономічного (психографічного) ефекту:
Дослідження (наприклад, опитування відвідувачів та персоналу стенда)
Аналіз статданих про відвідувачів, що надається організаторами
Аналіз матеріалів, що вийшли в ЗМІ
Оцінка контактів з відвідувачами-фахівцями
Методи оцінки економічного ефекту:
Аналіз бюджету (зіставлення витрат і доходів)
Об'єм продажу
Кількість відвідувачів
Аналіз основних показників
Витрати на 1 квадратний метр (= загальні витрати / площа стенду)
Витрати на 1 відвідувача (= загальні витрати / кількість відвідувачів стенду)
Витрати на 1 контакт з відвідувачем-фахівцем (= загальні витрати / кількість контактів з відвідувачами-фахівцями)
Тривалість перебування відвідувача на стенді (= загальний час переговорів / кількість переговорів)
Критична кількість контактів (= загальні витрати / вартість контакту на 1 представника служби продажів)
Кількість використаних запрошень (= кількість розісланих запрошень / кількість відвідувачів із запрошеннями)

Організаційно-технічна оцінка роботи
Справа ця суто внутрішня, потрібна для «розбору польотів» і вироблення рекомендацій.
Звичайно потрібно оцінити правильність і ефективність:
підготовки та реалізації маркетингового плану підготовки до виставки;
рекламної кампанії;
рішень по вибору стенду (розміри, місце розташування, дизайн, конструкції, забудовник);
організації роботи на стенді, зокрема:
кількості менеджерів різних напрямків, технічних співробітників, власного і найнятого персоналу;
рівня професіоналізму персоналу, його завантаження та обраної схеми робіт;
організації власних заходів (конференцій, презентацій, промо-акцій, дегустацій);
проведення маркетингових досліджень: вивчення ринку і діяльності конкурентів, опитувань споживачів та ін.

Традиційно-болючим є питання про мінімізацію виставкових витрат.
Говорячи про конкретні результати роботи - кількість і вартість контактів, отримані доходи і зміцнення іміджу, треба чітко розуміти: все це оцінюється не саме по собі, абстрактно, а в прив'язці до загальної системи маркетингових комунікацій.
Скільки буде коштувати рішення тих же завдань при використанні інших маркетингових інструментів - телевізійної реклами, «наружки», прямої поштової розсилки, корпоративних заходів? Не знаючи цього, адекватно оцінити підсумки участі у виставці просто неможливо.